CARTELLA in forma tabellare
La cartella in forma tabellare riassume sinteticamente le informazioni su tutte le cure eseguite. Ciascun rigo rappresenta la singola cura e le colonne contengono rispettivamente le date di inizio e fine cura, il dente o il gruppo di denti curati, i trattamenti eseguiti, gli importi dovuti e pagati e le informazioni della eventuale ricevuta associata alla cura.
Le principali funzioni svolte dalla cartella tabellare, oltre a quella di dare al dottore un quadro sintetico del paziente, sono:
Attivare una cura - Selezionare un rigo della tabella
Facendo click su un rigo non vuoto della tabella, si attiva la cura selezionata. Attivare una cura della cartella significa che le successive operazioni compiute dal dottore verranno associate a quella cura. Ad esempio, se dopo aver attivato la cura si passa allo strumento Cura&Arcate, verranno visualizzate le informazioni già associate a quella cura e tutte le successive immissioni di dati verranno memorizzate in quella cura.
In alternativa, facendo click sul primo rigo vuoto disponibile e passando a Cura&Arcate si inizia l'archiviazione di una nuova cura. Se, invece, si vogliono lasciare dei righi in bianco, ad esempio per inserire le cure eseguite in un altro studio in un secondo momento, si può fare il click dopo i righi bianchi ma il programma richiederà una conferma prima di aggiungerli alla cartella per evitare che questa operazione possa essere eseguita involontariamente.
Predisporre l'emissione di una ricevuta
Il programma consente al dottore di collegare alle cure anche le ricevute e, contemporaneamente, di facilitarne la preparazione e la stampa.
La compilazione automatica della ricevuta consiste, prima, nel controllare quali terapie sono state eseguite (scorrendo tutte le cure selezionate per essere fatturate), quindi, nel creare un elenco di descrizioni ed importi. Le descrizioni inserite automaticamente dal programma non sono i nomi delle terapie (ad es., Carie di I classe) bensì quelle stringhe di testo che sono state preventivamente definite in Gestione Terapie ed associate a ciascuna terapia (ad es., Conservativa). Gli importi, invece, sono quelli che il dottore ha inserito nella casella "Importo dovuto" di ciascuna cura.
La ricevuta precompilata richiederà, così, un intervento minimo da parte del dottore per essere completata ed emessa.
Per emettere una nuova ricevuta:
- Selezionare le cure da fatturare con un click nell'ultima colonna della tabella
- Verificare che compaia la scritta "da emettere"
- Fare click sulla linguetta corrispondente allo strumento Ricevute ed a video verrà visualizzata la ricevuta precompilata.
Consultare la Ricevuta associata alla cura
Quando ad una cura viene associata una ricevuta, nella casella relativa alla ricevuta comparirà una scritta del tipo "123/01" ad indicare che alla cura è stata associata la ricevuta n.123 dell'anno 2001.
Per consultare la ricevuta collegata alla cura:
- Selezionare la cura fatturata di cui si vuole consultare la ricevuta, facendo click sul rigo della tabella.
- Verificare che nell'ultima casella vi siano le coordinate di una ricevuta (n./aa)
- Fare click sulla linguetta corrispondente allo strumento Ricevute.
Qualora la cura selezionata abbia la casella Ricevuta vuota, il programma chiederà al dottore se annullare l'operazione o se si vuole consultare l'indice del registro delle ricevute.
Cambiare il collegamento Cura/Ricevuta - Ricevute in acconto ed a saldo
Questa caratteristica è stata prevista per consentire al dottore di correggere eventuali errori commessi nella fase di emissione della ricevuta di una cura. Ad esempio, se erroneamente ad una ricevuta "da emettere" è stata assegnato il numero di una ricevuta già emessa allora occorre prima rimuovere il collegamento errato quindi ripetere la procedura di emissione.
Analogamente, questa funzionalità può essere utilizzata anche per gestire le ricevute in acconto ed a saldo relative ad un unico lavoro, ovvero eliminando, prima, il collegamento con la ricevuta in acconto e creando, poi, il nuovo collegamento con la successiva ricevuta emessa su quel lavoro (2° acconto, ..., saldo).
Per poter modificare il collegamento Cura/Ricevuta occorre:
- Fare click nella casella ricevuta della cura che si vuole cambiare
- Fare click sulla scritta sottolineata "cambia la ricevuta..." che compare sotto la tabella in basso a destra.
- Digitare o cambiare il riferimento alla ricevuta da associare alla cura e confermare l'operazione facendo click su "Associa la ricevuta alla cura"
- In alternativa, eliminare del tutto il collegamento esistente scegliendo il comando "Nessuna ricevuta".
Qualora la ricevuta scelta risulta associata ad un altro paziente, l'operazione verrà annullata. Nel caso in cui sia necessario associare quella ricevuta a quel paziente ed a quella cura, allora occorrerà prima aprire la ricevuta , eliminare la ricevuta e, quindi, associarla al paziente.
Selezionare le cure da stampare - Creare un preventivo
Questa caratteristica consiste essenzialmente nel dare al dottore la possibilità di stampare una scheda paziente in cui compaiono solo le cure selezionate.
Per selezionare le cure da stampare, la prima cosa da fare è quella di evidenziare un gruppo di righi della tabella (cure). La selezione - evidenzazione dei righi si ottiene (analogamente a tutte le altre applicazioni windows) muovendo il mouse con il tasto premuto oppure con i cursori ed il tasto maiuscolo (shift) della tastiera. Quindi, si fa click sulla linguetta di Stampa ed a video verrà mostrata l'anteprima di stampa della cartella contenete solo le cure selezionate.
Un applicazione tipica della stampa di un gruppo di cure è quella di stampare un preventivo per il paziente. Il dottore, dopo la visita, inserisce nella cartella le cure che intende eseguire. In questa fase, dovrà immettere solamente i dati necessari a definire il preventivo, ovvero i denti da curare, le terapie e l'importo dovuto. Operazione che, nella maggioranza dei casi, si completa con pochi click del mouse per ogni cura.
Ultimato l'inserimento delle cure da preventivare, il dottore le evidenzia nella tabella e fa click sulla linguetta di stampa. Dopo aver visto l'anteprima, avvia la stampa e, così, avrà una "sottocartella" in cui vi sono i dati anagrafici del paziente, seguiti dalla tabella con le cure in preventivo ed, infine, dalla dichiarazione ai sensi della L. 675/96 (privacy) che verrà sottoscritta dal paziente.
Cambiare formato ed aspetto dei dati nella tabella
Questa caratteristica consente al dottore:
- Visualizzare il trattamento eseguito con la descrizione estesa (ad es., per stampare una copia per il paziente) o con la sigla (ad es., copia per il dottore) delle terapie
- Visualizzare o Nascondere le cure eseguite in altro studio.
Stampare la scheda del paziente
- Click sulla sesta linguetta che identifica lo strumento di stampa, verrà visualizzata l'anteprima di stampa della cartella in cui vi sono i dati anagrafici del paziente, seguiti dalla tabella con le cure eseguite ed, infine, dalla dichiarazione ai sensi della L.675/96 (privacy) che verrà sottoscritta dal paziente.
- Click sulle opzioni se si vuole cambiare l'aspetto della stampa, aggiungendo o togliendo:
- le linee della griglia della tabella (senza linee la stampa è più veloce)
- l'immagine a colori delle due arcate
- Doppio Click sul foglio di anteprima: si invia alla stampante la scheda del paziente (funzione inibita nella versione freeware).